Замена фискального накопителя на онлайн-кассе
Замена фискального накопителя на онлайн-кассе: почему лучше обратиться к специалистам?
Сначала, давайте познакомимся с героем нашей статьи.
Фискальный накопитель (ФН) это устройство, которое хранит, собирает, шифрует и отправляет данные в налоговую.
Без него ваша онлайн-касса просто не будет пробивать чеки. Поэтому, не забывайте отслеживать состояние ФН. Благо, делать это не трудно: информацию о состоянии ФН вы можете контролировать при закрытии смены:
- если до окончания срока действия накопителя осталось менее 30 дней, при закрытии смены вам будет выведена строка «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Ресурс ФН менее 3 дней».
- при заполнении памяти более 99% вы увидите в отчете строку «Память ФН заполнена».
И в том и в другом случае, пора приобрести новый фискальный накопитель и установить его в кассу.
И тут есть 2 пути: обратится к специалистам или же заменить накопитель самостоятельно. У каждого из вариантов есть свои плюсы и минусы.
Если вы обратитесь к специалистам, например, в нашу компанию, то вы не только сэкономите время на чтение этой статьи, но и избежите ошибок, которые могут привести к порче нового фискального накопителя, блокировке кассы и остановке бизнеса.
Минус только один - оплата услуг по замене ФН. Но стоимость такой услуги не идет в сравнение с ценой ошибки. К тому же, вы еще и экономите свое драгоценное время и нервы.
Если же вы решите самостоятельно произвести замену, то вам предстоит пройти нелегкий путь, состоящий из 4 шагов. Мы не только расскажем подробно о каждом, но и предупредим об опасностях, которые вас подстерегают.
Шаг 1
Выберите новый фискальный накопитель.
Выбирая ФН учитываете 3 основных условия:
1. По 54-ФЗ в зависимости от вашего бизнеса, нужен ФН с определенным сроком действия.
Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.
2. Оцените ваши продажи. Если у вас большой поток розничных покупателей или ваш интернет-магазин радует вас большим количеством заказов, нет смысла приобретать накопитель с большим сроком действия, т.к., память закончится быстрее.
3. Внимательно ознакомьтесь с паспортом ФН. Производитель может указать там ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.
Если выбор кажется вам сложным, свяжитесь с нами и мы предложим вам наиболее подходящую, с учетом специфики вашего бизнеса, модель фискального накопителя
Шаг 2
Замените фискальный накопитель
1. Для начала формируем отчет о закрытии смены. Обязательно проконтролируйте, что все данные с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД).
Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.
2. Следующий шаг - сформируйте на кассовом аппарате отчет о закрытии архива ФН.
Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы. У большинства операторов фискальных данных нужные данные заполнятся автоматически.
- дата и время формирования отчета;
- номер фискального документа — № ФД;
- фискальный признак — ФПД (ФП);
3. Теперь можно смело заменить ФН. На современных онлайн-кассах это достаточно просто сделать, открутив от 1 до 3 винтов с помощью отвертки.
По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники. Возможно, после самостоятельного вскрытия кассы вы потеряете гарантию на аппарат.
Внимание! Не выбрасывайте старый ФН!
По закону его нужно хранить в надежном месте не менее 5 лет.
Шаг 3
Сформируйте на кассе отчет об изменении параметров регистрации (или фискализации), следуя инструкции производителя касс.
Убедитесь, что в настройках кассы верные параметры оператора фискальных данных (ОФД):
1. Адрес сервера ОФД
2. Номер порта ОФД:
7777;
7778, если торгуете маркированными товарами.
3. ИНН ОФД
4. Наименование ОФД.
5. Адрес сайта, где покупатель сможет проверить свой чек
Из отчета об изменении параметров регистрации ККТ для перерегистрации кассы вам понадобятся следующие сведения:
- дата и время формирования отчета.
- номер фискального документа — № ФД.
- фискальный признак — ФПД (ФП).
Будьте внимательны на этом этапе. Если запись в фискальный накопитель произойдет с ошибочными данными, например, номер ККТ или ИНН, то исправить это уже будет нельзя. В этом случае вам придется приобретать новый накопитель.
Шаг 4
Перерегистрация кассы на сайте ОФД:
1. Зайдите на сайт оператора фискальных данных (ОФД) и войдите в карточку кассы (ККТ)
2. Кликните на «Перерегистрировать в ФНС» (скан с примером)
3. Внимательно заполните данные в заявлении:
- в строке «Код ИФНС» укажите налоговую по адресу регистрации юрлица или ИП.
По закону подать заявление на перерегистрацию кассы можно в любую ИФНС.
- в качестве причины перерегистрации выберите «Замена фискального накопителя».
- отчет о закрытии фискального накопителя заполнится автоматически, если есть связь с ОФД.
Если отчет не заполнился сам, введите данные вручную.
4. В строке «Новый фискальный накопитель» выберите модель (данные есть в в паспорте ФН) и заводской номер нового ФН (указан на коробке или на самом ФН).
5. Перенесите данные из отчета об изменении параметров регистрации.
6. Заполнив заявление, кликните на «Отправить заявление в ФНС».
Перед отправкой подпишите заявление сертификатом электронной подписи руководителя организации.
7. Получите новую карточку ККТ от ФНС.
В разделе кассы появится сообщение «Есть новые документы из ФНС». Расшифруйте его тем же сертификатом электронной подписи,
которым подписывали заявление. Затем кликните на «Карточка регистрации получена» → «Завершить перерегистрацию».
Номер ФН в карточке кассы изменится после получения с кассы первого документа с новым номером накопителя.
Внимание! Пока вы ждете новую карточку из ФНС, касса будет работать, продажи не остановятся.
И помните, что если вы не замените фискальный накопитель вовремя, налоговая просто снимет кассу с учета и вам придется остановить торговлю на этой кассе до ее повторной постановки на учет с новым ФН.
В случае, если вы заменили ФН, но не перерегистрировали кассу в ФНС, вас ждет минимум предупреждение, а максимум штраф от 1500 до 10000 руб.
Вот и все!
Если вы прошли все 4 шага с первого раза, вы молодец и мы будем рады пригласить вас к нам на работу.
Если же этот процесс вам кажется слишком сложным, вы всегда можете обратиться к специалистам нашей компании за услугой по замене ФН или консультацией. Мы всегда рады помочь вам и вашему бизнесу!
